W firmach wykonawczych, serwisowych i produkcyjnych liczących od 5 do 20 osób praca biura rzadko mieści się w jednym programie. Zapytanie ofertowe wpada na wspólną skrzynkę biuro@. Przedmiar robót lub rysunek techniczny przychodzi w załączniku PDF, Excelu albo pliku DWG, a poprzednie wyceny i zdjęcia z wizji lokalnej leżą w podfolderach na serwerze plików NAS.
Przy każdym nowym zapytaniu inżynier lub handlowiec musi ręcznie przeklejać dane między pięcioma oknami. Jeszcze większy problem pojawia się wtedy, gdy kluczowy pracownik idzie na urlop – reszta zespołu traci czas na szukanie ustaleń w cudzych wątkach mailowych. Poniżej pokazujemy, jak rozwiązaliśmy ten problem w biurze ALTROM oraz jak działa wdrażane przez nas stanowisko Aitrom-chair – lokalny CRM z asystentem AI (aitrom.pl).
Dlaczego zwykły czat AI w przeglądarce nie wystarcza w firmie?
Wielu właścicieli firm próbuje przyspieszyć pracę biura, wykupując pracownikom prywatne konta w przeglądarkowych czatach AI. W codziennej pracy technicznej i ofertowej szybko wychodzą jednak trzy ograniczenia takiego podejścia.
Po pierwsze, zwykły czat w przeglądarce nie widzi wspólnej skrzynki IMAP, nie zna struktury katalogów na serwerze NAS i nie ma dostępu do aktualnych cenników hurtowni ani firmowego szablonu oferty ODT. Po drugie, wiedza wyparowuje z firmy – po zamknięciu prywatnej karty w przeglądarce historia pracy nie trafia do wspólnej karty klienta. Po trzecie, kopiowanie kosztorysów, danych osobowych i adresów inwestycji do przypadkowych narzędzi chmurowych bez umowy powierzenia przetwarzania danych rodzi realne ryzyko RODO.
Co obejmuje stanowisko Aitrom-chair w sieci firmy?
Aitrom-chair to dedykowane stanowisko pracy w sieci LAN firmy, które spina w jeden uporządkowany obieg trzy elementy, z których zespół korzysta na co dzień.
Pierwszym elementem jest poczta firmowa IMAP/SMTP – wspólna skrzynka biura oraz skrzynki imienne pracowników. Drugim jest serwer plików w biurze (NAS QNAP, Synology lub udział Windows SMB), gdzie każdy klient lub projekt ma swój prawdziwy folder z przedmiarami, rysunkami, zdjęciami z terenu i gotowymi ofertami. Trzecim elementem jest prosty CRM z asystentem AI dla każdego pracownika, który łączy teleadres, zadania zespołu, kalendarz oraz czat znający kontekst danej sprawy.
Jak wygląda dzień pracy z asystentem na przykładzie biura ALTROM?
Zanim wprowadziliśmy Aitrom-chair do oferty dla innych firm, wdrożyliśmy ten system we własnym biurze technicznym ALTROM przy wycenach systemów alarmowych, monitoringu wizyjnego, systemów przeciwpożarowych oraz sieci komputerowych LAN i Wi-Fi.
Rano asystent przegląda skrzynki pocztowe i oddziela ważne zapytania ofertowe od powiadomień oraz spamu, a załączniki odkłada do właściwego folderu sprawy na serwerze NAS. Gdy klient przysyła zestawienie materiałów lub opis inwestycji, asystent odczytuje plik z folderu, wyszukuje ceny w cenniku hurtowni i przygotowuje arkusz kalkulacyjny Excel z wyliczeniem materiału oraz roboczogodzin.
W całym procesie obowiązuje żelazna zasada bezpieczeństwa – asystent AI nigdy sam nie wysyła wiadomości do klienta i nie decyduje ostatecznie o cenach. Człowiek podejmuje dwie twarde decyzje: najpierw zatwierdza kwoty w arkuszu kalkulacji (dopiero wtedy powstaje dokument oferty .odt na papierze firmowym), a na końcu akceptuje wysyłkę gotowej wiadomości ze szkiców w poczcie IMAP.
Wymagania techniczne i wdrożenie dopasowane do potrzeb
Wdrożenie lokalnego stanowiska AI nie wymaga kosztownej serwerowni ani przenoszenia archiwum firmy do obcej chmury. Podstawą jest stabilna sieć komputerowa LAN i Wi-Fi w biurze, serwer plików NAS oraz skrzynki pocztowe IMAP. Jeśli firma planuje jednocześnie rozbudowę sieci lub dobór serwera plików, kompleksowe rozwiązania w tym zakresie znajdują się w naszej ofercie dla firm.
System sprawdza się najlepiej w firmach 5–20 osobowych z branży instalacyjnej, serwisowej oraz produkcji na wymiar i projektowania. Zaczynamy zawsze od jednego wybranego procesu i spisania jasnego kryterium odbioru. Pełny opis działania, 1-stronicowy skrót oferty PDF oraz odpowiedzi na 28 pytań o bezpieczeństwo i RODO znajdziesz na stronie aitrom.pl oraz w dziale Pytania i odpowiedzi (aitrom.pl/pytania). Możesz też skontaktować się z biurem ALTROM i umówić 15-minutowy pokaz systemu na żywo.
Artykuł przygotowany przez zespół inżynierów i instalatorów Altrom