Kamery w miejscu pracy budzą kontrowersje: dla jednych to inwigilacja, dla innych niezbędne narzędzie ochrony. W Polsce monitoring wizyjny jest dozwolony, ale regulowany przez Kodeks pracy i RODO, co pozwala na bezpieczne zwiększenie bezpieczeństwa bez naruszania prywatności.
Monitoring pracowników – przepisy
Pracodawca może wprowadzić monitoring wizyjny w miejscu pracy w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia firmy, kontroli procesów produkcyjnych lub ochrony tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić przedsiębiorstwo na szkodę. Stosowanie kamer musi być proporcjonalne do potrzeb i nie może naruszać godności ani prywatności pracowników. Zasady te wynikają z art. 222 Kodeksu pracy oraz RODO, które określają, że pracodawca pełni funkcję administratora danych osobowych.
Dostęp do systemu monitoringu wizyjnego mają jedynie osoby uprawnione przez pracodawcę – zazwyczaj przedstawiciele działu bezpieczeństwa, ochrony lub administracji technicznej. To właśnie oni odpowiadają za nadzór, archiwizację i ewentualny przegląd nagrań, zgodnie z przyjętymi procedurami bezpieczeństwa. Ograniczenie dostępu pozwala chronić dane przed ujawnieniem i zapewnia, że monitoring pełni funkcję narzędzia wspierającego bezpieczeństwo, a nie środka nadmiernej kontroli.
Monitoring wizyjny w firmie – brak możliwości nagrywania dźwięku
Monitoring wizyjny w zakładzie pracy pozwala wyłącznie na rejestrację obrazu, bez nagrywania dźwięku, co znacząco minimalizuje ingerencję w prywatność pracowników i chroni ich dobra osobiste. Nagrywanie dźwięku jest generalnie niedozwolone, ponieważ stanowi głębszą ingerencję w prywatność niż sam obraz, a prawo traktuje je jako dodatkową formę kontroli, wymagającą szczególnej ostrożności. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownicy wyrażą na to wyraźną, pisemną zgodę – wtedy rejestracja audio staje się dopuszczalna, pod warunkiem zachowania pełnej zgodności z RODO i Kodeksem pracy, z jasnym określeniem celu i zakresu nagrywania.
Wprowadzenie monitoringu – jak i kiedy poinformować pracowników?
Pracodawca obowiązany jest poinformować wszystkich pracowników o wprowadzeniu monitoringu wizyjnego nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, np. poprzez ogłoszenie w regulaminie pracy, obwieszczenie, e-mail lub inne skuteczne formy komunikacji wewnętrznej. Informacja ta musi zawierać szczegółowe dane: cel monitoringu, zakres objętych obszarów, sposób wykorzystywania nagrań oraz prawa osób, których dane dotyczą. Nowo zatrudnieni pracownicy otrzymują pełną informację na piśmie lub w inny trwały sposób przed dopuszczeniem do pracy, co zapewnia im świadomość zasad obowiązujących w firmie od samego początku zatrudnienia.
Oznaczenie pomieszczeń z monitoringiem
W miejscach, gdzie stosowany jest monitoring wizyjny, pracodawca ma obowiązek w sposób jasny i widoczny poinformować o jego funkcjonowaniu. Najczęściej odbywa się to poprzez oznaczenia przy wejściach do monitorowanych stref za pomocą odpowiednich znaków lub w głównych ciągach komunikacyjnych, dzięki czemu każdy pracownik i osoba odwiedzająca firmę ma świadomość obecności kamer. Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu w odpowiedni sposób, przyjęty w danym zakładzie pracy. W przypadku dużych zakładów, gdzie systemy obejmują wiele pomieszczeń i terenów zewnętrznych, szczególnie ważne jest zachowanie przejrzystości informacji i spójności oznaczeń. Takie podejście pozwala spełnić wymagania RODO i Kodeksu pracy, a jednocześnie wspiera budowanie bezpiecznego i transparentnego środowiska pracy.
Rozmieszczenie kamer w zakładzie pracy – gdzie nie wolno ich instalować?
Kamer nie wolno instalować w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach ani pomieszczeniach zakładowej organizacji związkowej.
Jeśli jednak istnieje potrzeba instalacji kamer w takich miejscach, prawo dopuszcza taką możliwość. W szatniach monitoring stosuje się często w celu ochrony mienia pracowników i rzeczy przechowywanych w szafkach, tak aby minimalizować ryzyko kradzieży i umożliwić identyfikację sprawcy w razie incydentu, przy jednoczesnym poszanowaniu prywatności.
Monitoring może obejmować nie tylko pomieszczenia wewnątrz zakładu, ale także teren wokół zakładu pracy, taki jak parkingi, drogi dojazdowe, bramy wjazdowe czy place magazynowe. Obserwacja tych obszarów ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa pracowników i mienia oraz zapobieganie kradzieżom, aktom wandalizmu czy nieuprawnionemu dostępowi do terenu zakładu.
Przechowywanie nagrań
Nagrania z monitoringu wizyjnego przechowuje się maksymalnie 3 miesiące od dnia rejestracji, po czym należy je zniszczyć (np. trwale usunąć lub nadpisać), chyba że są potrzebne jako dowód w postępowaniu sądowym, administracyjnym lub pracowniczym – do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. W praktyce systemy monitoringu działają w trybie ciągłego nagrywania z automatycznym nadpisywaniem najstarszych nagrań, gdy zapełni się dostępna pojemność dysków – zapis obejmuje wtedy tyle materiału, ile pomieści pamięć urządzenia. W dużych zakładach produkcyjnych lub firmach o rozległej infrastrukturze systemy są tak rozbudowane (setki kamer, wysoka rozdzielczość), że osiągnięcie pełnego 3-miesięcznego archiwum bywa trudne bez inwestycji w znaczną pojemność serwerów lub chmury.
W jakich celach można wykorzystać nagrania?
Nagrania z monitoringu wizyjnego w miejscu pracy mogą być wykorzystywane wyłącznie w celach, dla których system został zainstalowany – przede wszystkim do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia firmy, kontroli produkcji oraz kontroli dostępu do pomieszczeń. Zarejestrowany materiał może również stanowić dowód w przypadku incydentów, wypadków lub kradzieży, co pozwala na szybkie wyjaśnienie zdarzeń i ograniczenie strat. Pracodawca, jako administrator danych osobowych, ma obowiązek przetwarzać nagrania zgodnie z RODO i Kodeksem pracy, z poszanowaniem prywatności pracowników oraz zasadą minimalizacji danych.
Nielegalne monitorowanie pracowników – konsekwencje
Nieprawidłowe stosowanie kamer w miejscu pracy, w tym brak poinformowania pracowników o monitoringu, rejestrowanie dźwięku lub instalacja kamer w niedozwolonych miejscach, takich jak toalety, stanowi naruszenie przepisów prawa. Stosując nielegalny monitoring pracowników, pracodawca naraża się na kontrolę ze strony UODO, wysokie kary finansowe oraz odpowiedzialność cywilną wobec pracowników. Niewłaściwie prowadzony monitoring może również podważyć zaufanie w zespole i negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy. Dlatego tak ważne jest, by systemy monitoringu były wdrażane z zachowaniem zasad transparentności, proporcjonalności i zgodności z prawem.
ALT monitoring na terenie zakładu pracy
Profesjonalne systemy monitoringu od Altrom
Firma Altrom oferuje nowoczesne i niezawodne systemy monitoringu wizyjnego dla firm, biur i zakładów produkcyjnych, wspierające bezpieczeństwo pracowników i mienia. W ofercie znajdują się kamery IP, rejestratory NVR, rozwiązania chmurowe oraz integracja z systemami alarmowymi i kontroli dostępu. Altrom zapewnia kompleksowe wsparcie – od projektu i montażu, po konfigurację i serwis urządzeń. Dzięki zastosowaniu wysokiej jakości sprzętu oraz zgodności z wymogami RODO i Kodeksu pracy, monitoring wizyjny staje się nie tylko skutecznym narzędziem ochrony, ale także elementem budowania zaufania i profesjonalnego wizerunku firmy.